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受疫情影響,許多人體驗了一段在家工作的日子。縱然在家工作,大多數公司是把同在一處的工作方式移到線上,上、下班換成在通訊軟體上打卡,上班時間要求員工開語音、開視訊,本來有開的會議一個都沒少,甚至因為不習慣開線上會議,時間反而拖長。

換成遠端工作,如果能搭配非同步的工作方式,更能彰顯遠端的優勢。

什麼是「非同步」?

非同步,意思是團隊成員的工作時間不必一致。你工作的時候,我可能在陪孩子。我工作的時候,你可能在做家事。我們都呼呼大睡的時候,地球另一端的成員亮起了上線的燈號。

「不必一致?那開會怎麼辦!」非同步工作的團隊,成員往往散布在不同時區;但就算共處在同樣時區,成員之間仍然可以尊重彼此的作息,採取非同步工作的模式。

跟同在一處的團隊相比,非同步工作的團隊更難約時間、開會的成本更高。表面上的劣勢,卻未必不能轉換成優勢。非同步的團隊仰賴各式文件來溝通,雖然需要較長的準備時間(打字畢竟比說話慢),換來的好處是充分的思考(可能會發現同事變更成熟了)。

此外,成員要貢獻想法,文件打開隨時補充;搭配版本控制,決策過程更容易稽查。

不是每個人都習慣「文字」溝通,怎麼辦?

覺得文字太冰冷,線上白板和短影片都能輔助溝通,有些公司甚至有內部的 podcast。聲音和影像都可以重新鑲嵌在文件裡(至少 HackMD 沒問題)。知名的架站工具 WordPress,其出品公司 Automattic 內部就使用 WordPress 架設的部落格溝通。

HackMD 內部又是如何「非同步工作」呢?

HackMD 團隊的成員目前分布在兩個時區,內部當然也大量仰賴文件來溝通——當然,我們的文件都使用 HackMD 來管理。

最近我們要為付費方案取名,過程是這樣的:首先當然先開一份文件,列上標題,敘明這是一篇為付費方案取名的投票箱。

行銷團隊先考察、整理了一些方案,再讓其他成員提案,接著投票,重要的是附上理由。非同步的狀況下,只要訂下一個截止時間,成員都可以在時段內思考、修改跟定稿他的選擇。

藉著顏色區分,不同人的意見在 HackMD 的編輯器裡一目了然;雖然不在同一間會議室腦力激盪,彼此的想法仍然在各自的腦海裡迴響,激發新的創意,隨時更新,直到新意收斂,再作統整。

小孩子才做選擇:同步、非同步的排列組合

同步或非同步工作各有利弊,視公司的規模、業務性質等兼採所長,會是務實又聰明的作法。目前常見的安排,是以同處、同步工作為主,提供遠端工作的彈性;在同步工作的情境裡,納入非同步工作的前提。

組織性質與工作流程的排列,掌握到最舒適與效率的組合。這樣去重新檢視文件工具的使用,或許會有不一樣的啟發。

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原刊載於 HackMD 中文部落格:https://hackmd.io/@hackmd/blog-tw/