認真作筆記一陣子，你發現筆記愈來愈多、用途不盡相同，找起來很吃力。團隊順利完成各項專案，但營運過程接到、製作的各種檔案，慢慢漫出不同時期、情境下建立的目錄或標籤。每次花在找文件的時間都快要可以重新製作一份了。
找不到文件、文件找很久，這就是文件的「碎片化」。打從人類開始製作、保存各式各樣的檔案，碎片化的夢魘就一直糾纏不去。所幸，人們也發明了各種整理檔案的規則，才有辦法管理像圖書館或行政機關等龐大的文件庫。
一個簡單的管理規則：「強尼十進位分類法」（Johnny.Decimal，以下簡稱 JD），可以幫助你整理筆記和文件，克服碎片化的夢魘。
最多兩層！
殺雞焉用牛刀，一般人作筆記、團隊管理文件，用上分類人類知識的杜威十進位分類法未免太完備了。「強尼十進位分類法」（Johnny.Decimal，以下簡稱 JD），這是一個大幅簡化過後，適合個人和團隊的分類方法。
John Noble 先生提出的 JD 分類系統有兩層，也期待使用者盡量維持兩層：
- 領域（Area）：用 10～99 的二位數字表示，上限十個，所以每個領域會佔用一個十位數。例如「財務」這個領域佔用 10～19。
- 類別（Category）：再細分領域，例如領域 10-19 財務 就可以再細分 11 信用卡帳單、12 券商對帳單、13 貸款、14 税單、15 保單，上限一樣是十個。
領域和類別組成一個二位數字，接著將相關的文件歸檔時，就可以給它們一個流水號，例如：
- 12.01 202106 ACME 券商對帳單：第一碼 1 代表財務領域，第二碼 2 代表「券商對帳單」這個分類，01 是流水號（ID）。
- 14.28 2020 所得稅收執聯
所以，我們可以將要操心的所有事情，分成至多十種領域，各類再細分至多十種類別，那麼 12.01、14.28 就代表一份獨一無二的文件——同時也緊扣著一大類我們關注、追蹤的事情。在 JD 中，我們用 AC.ID 表記套用 JD 規則的一組代號。
這樣做有什麼好處？
別的不說，超好搜尋的啦！例如我在 HackMD 寫筆記，想起日前聽 podcast 聽到相關內容，但忘記是哪個節目、哪個單集，但我知道我的 podcast 筆記都歸檔在 37 底下。
那麼我按 Ctrl + Shift + P 叫出 HackMD 的 Spotlight，鍵入 37，馬上就篩選出有作筆記的節目。
我還是想不起來到底在哪個節目聽到的，但沒關係，我是找不到資料的大人了，Ctrl + Enter（Windows/Linux）或 CMD + Enter （Mac），在新分頁開啟筆記吧。
如果你用這個方式命名資料夾，例如：
- 80-89 合約
- 80 經銷
- 80.01 老王_201607
- 80.02 小美_201608
- 80.03 老王_201607_附約
- 80.04 老王_2018
- 81 僱傭
- 82 委任
- 83 保險
那麼今天要跟老王續約，想找之前的合約出來看，我們就知道去哪裡找。常用的分類很容易留下印象，所以實際上很有機會直接開啟 80 經銷 瀏覽，手甚至不必離開滑鼠。
協作的時候除了傳連結，也可以告知對方：「聖誕節那檔合作的特殊報價，去看 Dropbox 的 80.03。」就像去超商買菸的時候，可以告知店員「我要帆船號的茶菸，架上的 64 號。」
夠用嗎？
如果一個集合的元素肯定會超過十樣，它就絕對不適合放在兩層的領域或分類。不過分店、客戶、經銷商、專案，這些都是預期會超過十樣的東西。該怎麼處理呢？
遇到這類情況，你有三種應對方式：
- 建立多個 JD 系統：連鎖品牌的每家分店都可以有自己的 JD 系統，各自維護。
- 換個進位制：例如 ID 換成十六進位或三十二進位。以十六進位為例，52.79 是 52 這個分類下的第 121 樣物件。這作法有點瘋，但如果你（和團隊成員）腦筋很靈活，也不失為一種配套。 只是這就變成 Jonny.Hexadecimal 啦 XD
- 在 AC.ID 前面再加上三位數的 「專案」編號：例如 102.72.21 表示專案 102 的 72.21。
記不起來啦！
AC.ID 全部用完會有 100 個項目，別人我不知道，但我鐵定記不起來。定期維護一份索引，有需要的時候開出來查對，然後好好感謝那個高瞻遠矚的自己吧。
00～09 的領域、以及每個領域下的00 分類，可用來存放該領域或分類的詮釋資料（說明該領域或分類的用途等），就像圖書分類裡總論的意思。
此外，索引紀錄歸類資訊的結構，不是紀錄事物本身。如果把分類下的東西都放進索引，那就本末倒置了。
打破規則，不可恥且有用
John Noble 說明強尼十進位分類法時，提醒我們留意：
- 檔案要歸到一個完整的 Jonny.Decimal 數字對應的目錄下。
- 歸類任何事物的階層深度不超過兩層。
不過 John 自己還是會打破第二條規則——畢竟建立系統的初衷是容易收納、方便取用，不是要刁難自己。有些事務有時間的規律，例如一位接案工作者在 41 請款憑證 底下按每年週次建立目錄；有些事務會綁定某個地點，所以總公司的 38 加盟合約 下，再按照加盟店別建立目錄。
上述可能都是合理的考量，確實會加速歸檔和提取資料，足以支持我們打破規則。不過打破規則的代價，就是要記憶例外，例外一多起來，我們就無法信任這套分類法，導入它的效益就會遽降。
規則、例外可以靈活切換，重點是龐大的文件量，值得嘗試一種分類方式，擺脫碎片化的夢魘。
試試 JD 吧！
如果你還沒有採行某一套分類系統，也常苦惱找不到筆記、檔案等，甚至為此加班重做，那不妨馬上開新筆記，列出你操心、關注的事物，著手把它們分成不超過十個領域吧！
原刊載於 HackMD 中文部落格：https://hackmd.io/@hackmd/johnny-decimal
