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認真作筆記一陣子,你發現筆記愈來愈多、用途不盡相同,找起來很吃力。團隊順利完成各項專案,但營運過程接到、製作的各種檔案,慢慢漫出不同時期、情境下建立的目錄或標籤。每次花在找文件的時間都快要可以重新製作一份了。

找不到文件、文件找很久,這就是文件的「碎片化」。打從人類開始製作、保存各式各樣的檔案,碎片化的夢魘就一直糾纏不去。所幸,人們也發明了各種整理檔案的規則,才有辦法管理像圖書館或行政機關等龐大的文件庫。

一個簡單的管理規則:「強尼十進位分類法」(Johnny.Decimal,以下簡稱 JD),可以幫助你整理筆記和文件,克服碎片化的夢魘。

最多兩層!

殺雞焉用牛刀,一般人作筆記、團隊管理文件,用上分類人類知識的杜威十進位分類法未免太完備了。「強尼十進位分類法」(Johnny.Decimal,以下簡稱 JD),這是一個大幅簡化過後,適合個人和團隊的分類方法。

John Noble 先生提出的 JD 分類系統有兩層,也期待使用者盡量維持兩層:

  • 領域(Area):用 10~99 的二位數字表示,上限十個,所以每個領域會佔用一個十位數。例如「財務」這個領域佔用 10~19。
  • 類別(Category):再細分領域,例如領域 10-19 財務 就可以再細分 11 信用卡帳單、12 券商對帳單、13 貸款、14 税單、15 保單,上限一樣是十個。

領域和類別組成一個二位數字,接著將相關的文件歸檔時,就可以給它們一個流水號,例如:

  • 12.01 202106 ACME 券商對帳單:第一碼 1 代表財務領域,第二碼 2 代表「券商對帳單」這個分類,01 是流水號(ID)。
  • 14.28 2020 所得稅收執聯

所以,我們可以將要操心的所有事情,分成至多十種領域,各類再細分至多十種類別,那麼 12.01、14.28 就代表一份獨一無二的文件——同時也緊扣著一大類我們關注、追蹤的事情。在 JD 中,我們用 AC.ID 表記套用 JD 規則的一組代號。

這樣做有什麼好處?

別的不說,超好搜尋的啦!例如我在 HackMD 寫筆記,想起日前聽 podcast 聽到相關內容,但忘記是哪個節目、哪個單集,但我知道我的 podcast 筆記都歸檔在 37 底下。

那麼我按 Ctrl + Shift + P 叫出 HackMD 的 Spotlight,鍵入 37,馬上就篩選出有作筆記的節目。

我還是想不起來到底在哪個節目聽到的,但沒關係,我是找不到資料的大人了,Ctrl + Enter(Windows/Linux)或 CMD + Enter (Mac),在新分頁開啟筆記吧。
如果你用這個方式命名資料夾,例如:

  • 80-89 合約
  • 80 經銷
  • 80.01 老王_201607
  • 80.02 小美_201608
  • 80.03 老王_201607_附約
  • 80.04 老王_2018
  • 81 僱傭
  • 82 委任
  • 83 保險

那麼今天要跟老王續約,想找之前的合約出來看,我們就知道去哪裡找。常用的分類很容易留下印象,所以實際上很有機會直接開啟 80 經銷 瀏覽,手甚至不必離開滑鼠。

協作的時候除了傳連結,也可以告知對方:「聖誕節那檔合作的特殊報價,去看 Dropbox 的 80.03。」就像去超商買菸的時候,可以告知店員「我要帆船號的茶菸,架上的 64 號。」

夠用嗎?

如果一個集合的元素肯定會超過十樣,它就絕對不適合放在兩層的領域或分類。不過分店、客戶、經銷商、專案,這些都是預期會超過十樣的東西。該怎麼處理呢?
遇到這類情況,你有三種應對方式:

  1. 建立多個 JD 系統:連鎖品牌的每家分店都可以有自己的 JD 系統,各自維護。
  2. 換個進位制:例如 ID 換成十六進位或三十二進位。以十六進位為例,52.79 是 52 這個分類下的第 121 樣物件。這作法有點瘋,但如果你(和團隊成員)腦筋很靈活,也不失為一種配套。 只是這就變成 Jonny.Hexadecimal 啦 XD
  3. 在 AC.ID 前面再加上三位數的 「專案」編號:例如 102.72.21 表示專案 102 的 72.21。

記不起來啦!

AC.ID 全部用完會有 100 個項目,別人我不知道,但我鐵定記不起來。定期維護一份索引,有需要的時候開出來查對,然後好好感謝那個高瞻遠矚的自己吧。
00~09 的領域、以及每個領域下的00 分類,可用來存放該領域或分類的詮釋資料(說明該領域或分類的用途等),就像圖書分類裡總論的意思。
此外,索引紀錄歸類資訊的結構,不是紀錄事物本身。如果把分類下的東西都放進索引,那就本末倒置了。

打破規則,不可恥且有用

John Noble 說明強尼十進位分類法時,提醒我們留意:

  • 檔案要歸到一個完整的 Jonny.Decimal 數字對應的目錄下。
  • 歸類任何事物的階層深度不超過兩層。

不過 John 自己還是會打破第二條規則——畢竟建立系統的初衷是容易收納、方便取用,不是要刁難自己。有些事務有時間的規律,例如一位接案工作者在 41 請款憑證 底下按每年週次建立目錄;有些事務會綁定某個地點,所以總公司的 38 加盟合約 下,再按照加盟店別建立目錄。

上述可能都是合理的考量,確實會加速歸檔和提取資料,足以支持我們打破規則。不過打破規則的代價,就是要記憶例外,例外一多起來,我們就無法信任這套分類法,導入它的效益就會遽降。

規則、例外可以靈活切換,重點是龐大的文件量,值得嘗試一種分類方式,擺脫碎片化的夢魘。

試試 JD 吧!

如果你還沒有採行某一套分類系統,也常苦惱找不到筆記、檔案等,甚至為此加班重做,那不妨馬上開新筆記,列出你操心、關注的事物,著手把它們分成不超過十個領域吧!

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原刊載於 HackMD 中文部落格:https://hackmd.io/@hackmd/johnny-decimal