Excel 教學公式大全:10 個基本公式與常用技巧

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1. 簡介

Excel,由微軟開發的一款強大的電子表格軟體,被廣泛用於數據處理、分析、和視覺化。學會Excel的基本操作,能極大提高工作效率。在這篇文章中,我們將介紹一些 Excel 的基本技巧、常用的函數和公式,並通過實例進行講解。


2. 常用 Excel 技巧

2.1 使用快捷鍵

快捷鍵可以使你的操作更為迅速,常用的快捷鍵如下:

掌握一些快捷鍵可以大大提高你在 Excel 中的工作效率。以下是一些常用的 Excel 快捷鍵:

  • Ctrl + C:複製選中的單元格
  • Ctrl + V:粘貼剪貼板上的內容
  • Ctrl + Z:撤銷上一步操作
  • Ctrl + Y:重做上一步被撤銷的操作
  • Ctrl + S:保存當前工作簿
  • Ctrl + F:在當前工作表中進行查找
  • Ctrl + H:在當前工作表中進行替換
  • Alt + =:自動求選中範圍的總和
  • Ctrl + Shift + Arrow key:選擇連續的單元格範圍

2.2 使用自動填充功能

Excel 的自動填充功能可以讓你迅速填充一列或一行的數據。例如,我們想在 A 列的 1 到 10 單元格中填充數字1至10,只需在 A1 單元格輸入1,然後將滑鼠放到 A1 單元格右下角,出現黑色十字後,直接向下拖拽至 A10 單元格。

2.3 使用數據驗證

數據驗證是一種功能,允許你限制在特定單元格中可以輸入的數據類型,或者從預定義的列表中選擇數據。這可以幫助你防止輸入錯誤的數據。

2.4 使用條件格式化

條件格式化可以根據單元格的值改變單元格的格式,如字體顏色、背景色、數字格式等。這可以幫助你快速識別出符合特定條件的數據。


3. Excel 常用函數和公式

3.1 SUM 函數

SUM 函數可以對一個範圍的單元格求和。例如,=SUM(A1:A10) 將返回 A1 至 A10 單元格的數值總和。

3.2 AVERAGE 函數

AVERAGE 函數可以計算一個範圍的單元格的平均值。例如,=AVERAGE(B1:B10) 將返回 B1 至 B10 單元格的數值平均值。

3.3 COUNT 函數

COUNT 函數可以計算一個範圍的單元格中含有數值的單元格的數量。例如,=COUNT(C1:C10) 將返回 C1 至 C10 單元格中含有數值的單元格的數量。

3.4 IF 函數

IF 函數可以根據指定的條件返回不同的值。例如,=IF(D1>10, "大於10", "小於或等於10") 將根據 D1 單元格的值是否大於 10 返回不同的文字

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4. 解決不同問題的 Excel 公式與函數

4.1 將多個文本字符串連接時

這時候你可以使用CONCATENATE函數。CONCATENATE 函數用於將兩個或更多的文字字符串連接為一個文字字符串。例如,=CONCATENATE(A1, " ", B1) 將結合 A1 和 B1 單元格的內容,並在中間插入一個空格。

4.2 查找相關數據時

VLOOKUP 函數將是你的好幫手。例如,=VLOOKUP("John", A1:B10, 2, FALSE) 將在 A1:B10 的範圍中查找 “John”,並返回與 “John” 在同一行的第 2 列的數據。

4.3 計算範圍中滿足特定條件的單元格的數量時

這時,你可以使用 COUNTIF 函數。例如,=COUNTIF(A1:A10, ">20") 將計算 A1:A10 範圍內大於 20 的單元格數量。

4.4 基於一系列條件來進行計算時

這時候你可以使用 SUMIFS 函數。SUMIFS可以基於一個或多個給定條件來對範圍的數據進行求和。例如,=SUMIFS(A1:A10, B1:B10, ">20", C1:C10, "<50") 將會計算在B1:B10範圍內大於20且C1:C10範圍內小於50的對應A1:A10的數據總和。

4.5 在列表或數據集中找到最大值或最小值時

你可以使用 MAXMIN 函數。例如,=MAX(A1:A10) 將返回範圍 A1:A10 中的最大值,而 =MIN(A1:A10) 則會返回這個範圍內的最小值。

4.6 對日期進行操作時

Excel 有許多專門用於處理日期的函數,如 YEARMONTHDAYTODAY 等。例如,=YEAR(A1) 可以返回 A1 單元格中日期的年份;=TODAY() 函數則返回當前日期。

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資料科學和 Excel 有什麼關係?

資料科學是一種使用數據為基礎的科學,透過統計、機器學習等方法,以洞察出隱藏在數據中的訊息。在這個過程中,資料的整理、處理和視覺化扮演著關鍵的角色。這裡就是Excel進入場景的地方。

以下是Excel與資料科學的關聯:

  1. 資料清理與處理:大部分的資料科學專案開始於”髒數據”,這可能包含缺失值、錯誤值或異常值。Excel提供了一個直觀的介面和強大的功能,使得我們能夠輕鬆地對這些數據進行清理和處理。
  2. 資料分析與視覺化:Excel的功能如資料透視表、條件格式設定、圖表等,讓初步的資料探索和視覺化變得簡單。這對於理解數據分佈、發現潛在趨勢或異常點很有幫助。
  3. 相容性與普及度:Excel是許多企業和組織中最常用的工具之一,許多人都對它的操作有基本的了解。因此,使用Excel作為數據科學的一部分,能確保其他成員或者利害關係人能夠理解你的工作。

然而,儘管Excel在資料科學中有其優勢,但它也有其限制。對於大規模的數據集,Excel可能會面臨效能問題。此外,對於複雜的統計分析或機器學習模型,Excel可能無法提供足夠的支援。在這種情況下,資料科學家可能需要使用更專業的工具,如R或Python。

總的來說,Excel是資料科學的重要工具之一,特別是在資料的初步處理和分析階段。而學習如何在Excel中有效地處理和分析數據,對於想要進入資料科學領域的人來說,是一個重要的技能。

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