1. 簡介
Excel，由微軟開發的一款強大的電子表格軟體，被廣泛用於數據處理、分析、和視覺化。學會Excel的基本操作，能極大提高工作效率。在這篇文章中，我們將介紹一些 Excel 的基本技巧、常用的函數和公式，並通過實例進行講解。
2. 常用 Excel 技巧
2.1 使用快捷鍵
快捷鍵可以使你的操作更為迅速，常用的快捷鍵如下：
掌握一些快捷鍵可以大大提高你在 Excel 中的工作效率。以下是一些常用的 Excel 快捷鍵：
- Ctrl + C：複製選中的單元格
- Ctrl + V：粘貼剪貼板上的內容
- Ctrl + Z：撤銷上一步操作
- Ctrl + Y：重做上一步被撤銷的操作
- Ctrl + S：保存當前工作簿
- Ctrl + F：在當前工作表中進行查找
- Ctrl + H：在當前工作表中進行替換
- Alt + =：自動求選中範圍的總和
- Ctrl + Shift + Arrow key：選擇連續的單元格範圍
2.2 使用自動填充功能
Excel 的自動填充功能可以讓你迅速填充一列或一行的數據。例如，我們想在 A 列的 1 到 10 單元格中填充數字1至10，只需在 A1 單元格輸入1，然後將滑鼠放到 A1 單元格右下角，出現黑色十字後，直接向下拖拽至 A10 單元格。
2.3 使用數據驗證
數據驗證是一種功能，允許你限制在特定單元格中可以輸入的數據類型，或者從預定義的列表中選擇數據。這可以幫助你防止輸入錯誤的數據。
2.4 使用條件格式化
條件格式化可以根據單元格的值改變單元格的格式，如字體顏色、背景色、數字格式等。這可以幫助你快速識別出符合特定條件的數據。
3. Excel 常用函數和公式
3.1 SUM 函數
SUM 函數可以對一個範圍的單元格求和。例如，=SUM(A1:A10) 將返回 A1 至 A10 單元格的數值總和。
3.2 AVERAGE 函數
AVERAGE 函數可以計算一個範圍的單元格的平均值。例如，=AVERAGE(B1:B10) 將返回 B1 至 B10 單元格的數值平均值。
3.3 COUNT 函數
COUNT 函數可以計算一個範圍的單元格中含有數值的單元格的數量。例如，=COUNT(C1:C10) 將返回 C1 至 C10 單元格中含有數值的單元格的數量。
3.4 IF 函數
IF 函數可以根據指定的條件返回不同的值。例如，=IF(D1>10, "大於10", "小於或等於10") 將根據 D1 單元格的值是否大於 10 返回不同的文字
想建立數據分析能力或轉職數據分析師？3 分鐘小測驗取得學習建議
4. 解決不同問題的 Excel 公式與函數
4.1 將多個文本字符串連接時
這時候你可以使用CONCATENATE函數。CONCATENATE 函數用於將兩個或更多的文字字符串連接為一個文字字符串。例如，=CONCATENATE(A1, " ", B1) 將結合 A1 和 B1 單元格的內容，並在中間插入一個空格。
4.2 查找相關數據時
VLOOKUP 函數將是你的好幫手。例如，=VLOOKUP("John", A1:B10, 2, FALSE) 將在 A1:B10 的範圍中查找 “John”，並返回與 “John” 在同一行的第 2 列的數據。
4.3 計算範圍中滿足特定條件的單元格的數量時
這時，你可以使用 COUNTIF 函數。例如，=COUNTIF(A1:A10, ">20") 將計算 A1:A10 範圍內大於 20 的單元格數量。
4.4 基於一系列條件來進行計算時
這時候你可以使用 SUMIFS 函數。SUMIFS可以基於一個或多個給定條件來對範圍的數據進行求和。例如，=SUMIFS(A1:A10, B1:B10, ">20", C1:C10, "<50") 將會計算在B1:B10範圍內大於20且C1:C10範圍內小於50的對應A1:A10的數據總和。
4.5 在列表或數據集中找到最大值或最小值時
你可以使用 MAX 和 MIN 函數。例如，=MAX(A1:A10) 將返回範圍 A1:A10 中的最大值，而 =MIN(A1:A10) 則會返回這個範圍內的最小值。
4.6 對日期進行操作時
Excel 有許多專門用於處理日期的函數，如 YEAR、MONTH、DAY、TODAY 等。例如，=YEAR(A1) 可以返回 A1 單元格中日期的年份；=TODAY() 函數則返回當前日期。
有 Excel 基礎後怎麼規劃學習？數據分析職涯指引「數據分析職能地圖」
資料科學和 Excel 有什麼關係？
資料科學是一種使用數據為基礎的科學，透過統計、機器學習等方法，以洞察出隱藏在數據中的訊息。在這個過程中，資料的整理、處理和視覺化扮演著關鍵的角色。這裡就是Excel進入場景的地方。
以下是Excel與資料科學的關聯：
- 資料清理與處理：大部分的資料科學專案開始於”髒數據”，這可能包含缺失值、錯誤值或異常值。Excel提供了一個直觀的介面和強大的功能，使得我們能夠輕鬆地對這些數據進行清理和處理。
- 資料分析與視覺化：Excel的功能如資料透視表、條件格式設定、圖表等，讓初步的資料探索和視覺化變得簡單。這對於理解數據分佈、發現潛在趨勢或異常點很有幫助。
- 相容性與普及度：Excel是許多企業和組織中最常用的工具之一，許多人都對它的操作有基本的了解。因此，使用Excel作為數據科學的一部分，能確保其他成員或者利害關係人能夠理解你的工作。
然而，儘管Excel在資料科學中有其優勢，但它也有其限制。對於大規模的數據集，Excel可能會面臨效能問題。此外，對於複雜的統計分析或機器學習模型，Excel可能無法提供足夠的支援。在這種情況下，資料科學家可能需要使用更專業的工具，如R或Python。
總的來說，Excel是資料科學的重要工具之一，特別是在資料的初步處理和分析階段。而學習如何在Excel中有效地處理和分析數據，對於想要進入資料科學領域的人來說，是一個重要的技能。