當軟體開發遇上遠距分工，團隊如何成功打造數位產品？PM、設計師、工程師，推薦使用哪些遠距辦公工具？
ALPHA Camp 在五月 AMA 直播活動中特別邀請到 DINNGO 執行長朱軒廷，帶著團隊中的營運長 PM、設計師、及工程師，就數位產品開發上的不同階段中遠距工作會遇到的種種問題，提供第一手寶貴經驗分享！
DINNGO 介紹
DINNGO 於 2014 年成立，透過區塊鍊技術打造數位金融服務。CEO 朱軒廷擁有多年美國金融系統開發經驗。公司總部在台灣，美國舊金山設有辦公室，因此團隊早期就建立了遠距協作習慣。
以下為直播活動精華摘要：
遠距團隊如何在不同產品開發階段遠端協作
常見的產品開發流程如下圖，可分為三個階段：
首先從產品需求開始，接著是 PM、Designer 進行研究設計，最後由工程師開發測試產品。完成一趟產品開發流程稱為一個週期，接著團隊會不斷重複這個週期。
以 DINNGO 為例，一個產品開發週期為兩個禮拜（2 Week Sprint）：
PM、設計師、工程師常用的遠距辦公工具
上圖列出了 DINNGO 在專案管理中會使用的各種工具，包含：Asana、Google Slides/Docs、Zeplin、Sketch、Slack、Zoom、Postman、GitLab。其中專案管理工具 Asana，及企業用通訊軟體 Slack 是最常使用的工具。
以下分別介紹 PM、設計師、工程師如何運用對應的工具：
PM 常用遠距辦公工具：Asana＋Google Docs
當 PM 在進行專案管理時，常會提到「開票 (Ticket)」 。究竟「開票」是什麼？
以「作一個登入系統功能」來舉例，這個系統會需要很多人互相協作，包含：設計師設計畫面、前端工程師作出可以動的畫面、後端工程師開發資料庫等。
這時 PM 就會使用專案管理工具 Asana，開出一個大票：「登入功能」，Ticket 底下會有很多子任務。接著 PM 會附上 Google Docs 連結，在文件中說明功能細節，比如登入系統要有填寫 email 的欄位、要綁定手機等等。
當大家收到 PM 開的票後，就會去 Google Docs 看需求，若有問題可以在 Asana 的 Ticket 底下留言。
由於 Asana 的專案可以用階段區分，如：「待辦」、「進行中」、「已完成」。當有人開始實作後，就可以把票從「待辦」移到「進行中」欄位，方便 PM 追蹤進度。
設計師常用遠距辦公工具：Google Slides＋Sketch＋Zeplin
設計師在線框稿（Wireframe）階段，使用 Google Slides 來設計草稿，不僅門檻低、好上手，更因為此階段溝通成本最高，其評論功能很適合 PM 針對各別設計給意見。
在設計稿（Mockup）階段，則是使用設計軟體 Sketch 完成設計稿，完成後利用協作工具 Zeplin，綁定 Sketch 自動上傳設計檔案，工程師可針對設計在底下留言討論。Zeplin 特色之一在於可把數字跟顏色都作區隔，當工程師點擊色塊，就會出現前端 CSS，方便工程師直接帶入參數。
工程師常用遠距辦公工具：GitLab＋Asana＋Postman
工程師會以專案管理工具 Asana 為主，每天會去檢查 Asana 上面的票，若發現要開發新功能，會去看 PRD 所描述的功能細節怎麼做，並與 PM 透過 Zoom 釐清細節，比較額外的資訊則用 Slack 請教同事。
開發完畢後，工程師自己會先在本機端測試，再把 Code 放到 GitLab 上通知同事審查，接著發佈到較正式的測試環境，讓其他工程師或前端一起測試功能。最後在正式部署前後，再次用 Slack 通知同事。
另外，如果功能有開發 API 或測試 API ，則會同步更新到 Postman，並通知其他人，提醒對方要串接 API 時先去 Postman 查看。
有效遠距工作的秘訣
實施遠距工作後可能會遇到許多挑戰，如：PM 較難確認工作進度？視訊會議溝通不有效？在家工作效率降低？團隊難以凝聚向心力…等問題。
對此，DINNGO 營運長兼 PM 的 Blake 認為，管理遠距團隊的最大關鍵是：遠距需要更頻繁的溝通，甚至要做到「過度溝通」！遠距溝通不易，每個角色都有獨特的工作模式，更需要創造更多溝通的機會，確保大家都在同一個方向作事。
而團隊中不同角色，又各有哪些遠距工作秘訣？以下為 PM、設計師、工程師的分享：
PM/營運長的遠距工作秘訣
DINNGO 營運長兼 PM Blake 分享：
- 養成好習慣：每天早上團隊有 Stand-Up Meeting，除了在 Slack 用文字分享前一天／當天的工作項目外，也會使用 Zoom 來口頭溝通。尤其當自己在家工作時遇到問題，卻沒人可以問時，就可以趁 Stand-Up Meeting 時提出問題，請求幫助。
- 建立儀式感：儀式感的意思是把自己準備好，調整到進入工作的模式。以前 onsite 時，進入辦公室就是告訴自己準備要工作了，但現在在家工作，就要使用一些方法調整狀態，例如去書房工作，或把燈光調整成白光／黃光。
- 凝聚向心力：每天 15:30 是團隊的午茶時間，會邀請大家到 Zoom 線上聊天、玩畫圖猜謎遊戲。這段 Happy Hour 能幫助大家了解待在家其實沒那麼孤單，對於團隊凝聚向心力很有幫助。
延伸閱讀：PM 都在做什麼？產品經理、專案經理，到底有什麼不同？
設計師的遠距工作秘訣
DINNGO 設計師 Alice 認為，設計師在遠距工作除了會使用工具外，最大的重點就是與人的溝通。設計師首先要先釐清自己的設計邏輯，接著向其他人說明作這個設計的原因、A/B 兩個提案分別能帶來哪些體驗。
Alice 分享設計師的遠距工作秘訣：
- 同步認知：在會議中要不斷跟同事確認，彼此討論的是同一件事，避免雞同鴨講，後續花更多時間在溝通上
- 設計發想：設計是很抽象的事，要不斷跟同事討論可行性。通常會在 Wireframe 前期做設計發想的規劃，拋出想法與他人進行腦力激盪。並在會議前多找參考資料或案例，幫助彼此討論，最後把發想進行收斂，找出最佳解法
- 討論溝通：遠距會議的確會花更多時間溝通，所以耐心要好，且遠距溝通看不到表情，更需要注重語氣，不然容易被誤解
Alice 也分享了設計師如何遠距進行使用者訪談：可以使用 UX 的研究方法「放聲思考法」，透過 Zoom 請使用者分享實際操作畫面，在使用者操作滑鼠時，請他談自己現在的想法。事後也會提供問卷，幫助使用者回想並補充其他意見。
延伸閱讀：擁有程式技能在設計領域有哪些應用
工程師的遠距工作秘訣
DINNGO 工程師 Albert 分享：
- 主動發問：遠距工作若遇到不清楚的地方，工程師需要主動去發問、釐清功能細節
- 定期紀錄：定期紀錄的好處是，除了讓 PM 理解目前的工作進度，自己也能釐清每天花了多少時間在研究問題、開發功能上面
- 進度評估：若是開發較大的功能，可以切成一個個小功能，計算自己完成多少任務；若功能難以細分，則可使用百分比計算。此舉也是在訓練自己對工作的掌握度
遠距工作團隊如何建立文化與氛圍
談到遠端團隊如何建立文化，營運長/PM Blake 認為：招聘人才，其實是建立遠端工作團隊文化最重要的一環！她提到，DINNGO 從來不是緊抓著小事不放的團隊，而是每個成員都擁有自律能力、有共通的目標，能自主規劃時程並達成想要的成就。因此她沒有花很多時間心力去要求細節，反而是大家對自己的要求，很多時候都比公司要求來得高！
建立遠距團隊文化後，如何讓團隊變得更緊密？由於遠距團隊自然溝通的機會變少，Blake 舉了幾個例子說明如何凝聚團隊氛圍，例如：大家一起玩小遊戲，或線上慶生給同事驚喜等，藉由創造彼此的共同回憶，能讓團隊更加緊密。
建立公司的遠端工作指南
對於公司實施遠距工作，CEO 朱軒廷抱持著樂觀態度。他認為遠距工作只是一種狀態的呈現，讓團隊每個人能夠在最適合的時間、最適合的地點發揮最大的生產力。
朱軒廷建議，若公司希望建議實行遠距工作，可以事先製作一份遠端工作指南，內容包含：視訊會議時要把鏡頭打開、遠端工作要注意的禮節、寫文件時有哪些規則等。將公司營運流程文件化，幫助員工提前建立應對遠端工作模式的心態與準備。
結語
DINNGO 團隊在這次 AMA 的直播活動中詳盡分享了 PM、設計師、工程師，在軟體開發場景中如何有效實行遠距工作。其中最重要的三個重點是「頻繁溝通」、「善用協作工具」，及「自律與建立儀式感」，當團隊的成員們都有高度的自我管理能力，有共同的目標與順暢的溝通機制，遠距工作其實提供了一個更具彈性的工作模式，在對的團隊文化下，仍然能夠打造出色的數位產品！
