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當軟體開發遇上遠距分工,團隊如何成功打造數位產品?PM、設計師、工程師,推薦使用哪些遠距辦公工具?

ALPHA Camp 在五月 AMA 直播活動中特別邀請到 DINNGO 執行長朱軒廷,帶著團隊中的營運長 PM、設計師、及工程師,就數位產品開發上的不同階段中遠距工作會遇到的種種問題,提供第一手寶貴經驗分享!

DINNGO 介紹

DINNGO 於 2014 年成立,透過區塊鍊技術打造數位金融服務。CEO 朱軒廷擁有多年美國金融系統開發經驗。公司總部在台灣,美國舊金山設有辦公室,因此團隊早期就建立了遠距協作習慣。

以下為直播活動精華摘要:

遠距團隊如何在不同產品開發階段遠端協作

常見的產品開發流程如下圖,可分為三個階段:

首先從產品需求開始,接著是 PM、Designer 進行研究設計,最後由工程師開發測試產品。完成一趟產品開發流程稱為一個週期,接著團隊會不斷重複這個週期。

以 DINNGO 為例,一個產品開發週期為兩個禮拜(2 Week Sprint):

時間 項目 說明
W1 第一天 PM 召開工程會議 PM 會找工程師一起討論這個週期如何分工、分配時間開發功能。 PM 會先準備產品需求規劃書(PRD),把產品相關的功能邏輯需求在文件中呈現出來。
W1 工程師開發階段 當工程師開始實作,可能會遇到一些問題:例如 PRD 上有描述不清楚的地方,或原先規劃時沒考慮到的開發重點,這時工程師會找 PM 討論功能的細節。
W2 工程師測試階段 工程師開發結束後,會開始 QA、Debug。同時,設計師會來看介面是否符合設計,PM 會看產品功能的邏輯互動是否符合需求,接著找工程師討論、修改,並重新測試。此階段就是不斷溝通調整。
W2 PM 準備下一份 PRD 規劃 當 PM 完成 PRD 草稿後,會先找工程師、設計師討論產品功能的發想是否有問題。當想法較完善,會先跟大家同步,最後幾天就先開票發出需求。
W2 設計會議 設計師會跟 PM、行銷組確認有哪些設計項目、如何分工等問題。


PM、設計師、工程師常用的遠距辦公工具

上圖列出了 DINNGO 在專案管理中會使用的各種工具,包含:Asana、Google Slides/Docs、Zeplin、Sketch、Slack、Zoom、Postman、GitLab。其中專案管理工具 Asana,及企業用通訊軟體 Slack 是最常使用的工具。

以下分別介紹 PM、設計師、工程師如何運用對應的工具:

PM 常用遠距辦公工具:Asana+Google Docs

當 PM 在進行專案管理時,常會提到「開票 (Ticket)」 。究竟「開票」是什麼?

以「作一個登入系統功能」來舉例,這個系統會需要很多人互相協作,包含:設計師設計畫面、前端工程師作出可以動的畫面、後端工程師開發資料庫等。

這時 PM 就會使用專案管理工具 Asana,開出一個大票:「登入功能」,Ticket 底下會有很多子任務。接著 PM 會附上 Google Docs 連結,在文件中說明功能細節,比如登入系統要有填寫 email 的欄位、要綁定手機等等。

當大家收到 PM 開的票後,就會去 Google Docs 看需求,若有問題可以在 Asana 的 Ticket 底下留言。

由於 Asana 的專案可以用階段區分,如:「待辦」、「進行中」、「已完成」。當有人開始實作後,就可以把票從「待辦」移到「進行中」欄位,方便 PM 追蹤進度。

PM 使用工具 應用
Asana 開票、追蹤專案進度的專案管理工具
Google Docs 描述產品功能細節的文件

設計師常用遠距辦公工具:Google Slides+Sketch+Zeplin

設計師在線框稿(Wireframe)階段,使用 Google Slides 來設計草稿,不僅門檻低、好上手,更因為此階段溝通成本最高,其評論功能很適合 PM 針對各別設計給意見。

在設計稿(Mockup)階段,則是使用設計軟體 Sketch 完成設計稿,完成後利用協作工具 Zeplin,綁定 Sketch 自動上傳設計檔案,工程師可針對設計在底下留言討論。Zeplin 特色之一在於可把數字跟顏色都作區隔,當工程師點擊色塊,就會出現前端 CSS,方便工程師直接帶入參數。

設計師使用工具 應用
Google Slides 進行草稿設計的簡報軟體,PM 可透過評論功能給意見
Sketch 完成設計稿的設計軟體
Zeplin 設計師協作工具,可與前端工程師溝通,針對設計稿進行討論

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工程師常用遠距辦公工具:GitLab+Asana+Postman

工程師會以專案管理工具 Asana 為主,每天會去檢查 Asana 上面的票,若發現要開發新功能,會去看 PRD 所描述的功能細節怎麼做,並與 PM 透過 Zoom 釐清細節,比較額外的資訊則用 Slack 請教同事。

開發完畢後,工程師自己會先在本機端測試,再把 Code 放到 GitLab 上通知同事審查,接著發佈到較正式的測試環境,讓其他工程師或前端一起測試功能。最後在正式部屬前後,再次用 Slack 通知同事。

另外,如果功能有開發 API 或測試 API ,則會同步更新到 Postman,並通知其他人,提醒對方要串接 API 時先去 Postman 查看。

工程師使用工具 應用
Asana 分票、查看任務與產品功能需求
GitLab 將開發並測試完的程式碼進行上傳的版本控制工具
Postman API 測試工具,提交 Pull Request

有效遠距工作的秘訣

實施遠距工作後可能會遇到許多挑戰,如:PM 較難確認工作進度?視訊會議溝通不有效?在家工作效率降低?團隊難以凝聚向心力...等問題。

對此,DINNGO 營運長兼 PM 的 Blake 認為,管理遠距團隊的最大關鍵是:遠距需要更頻繁的溝通,甚至要做到「過度溝通」!遠距溝通不易,每個角色都有獨特的工作模式,更需要創造更多溝通的機會,確保大家都在同一個方向作事。

而團隊中不同角色,又各有哪些遠距工作秘訣?以下為 PM、設計師、工程師的分享:

PM/營運長的遠距工作秘訣

DINNGO 營運長兼 PM Blake 分享:

  1. 養成好習慣:每天早上團隊有 Stand-Up Meeting,除了在 Slack 用文字分享前一天/當天的工作項目外,也會使用 Zoom 來口頭溝通。尤其當自己在家工作時遇到問題,卻沒人可以問時,就可以趁 Stand-Up Meeting 時提出問題,請求幫助。
  2. 建立儀式感:儀式感的意思是把自己準備好,調整到進入工作的模式。以前 onsite 時,進入辦公室就是告訴自己準備要工作了,但現在在家工作,就要使用一些方法調整狀態,例如去書房工作,或把燈光調整成白光/黃光。
  3. 凝聚向心力:每天 15:30 是團隊的午茶時間,會邀請大家到 Zoom 線上聊天、玩畫圖猜謎遊戲。這段 Happy Hour 能幫助大家了解待在家其實沒那麼孤單,對於團隊凝聚向心力很有幫助。

延伸閱讀:PM 都在做什麼?產品經理、專案經理,到底有什麼不同?

設計師的遠距工作秘訣

DINNGO 設計師 Alice 認為,設計師在遠距工作除了會使用工具外,最大的重點就是與人的溝通。設計師首先要先釐清自己的設計邏輯,接著向其他人說明作這個設計的原因、A/B 兩個提案分別能帶來哪些體驗。

Alice 分享設計師的遠距工作秘訣:

  1. 同步認知:在會議中要不斷跟同事確認,彼此討論的是同一件事,避免雞同鴨講,後續花更多時間在溝通上
  2. 設計發想:設計是很抽象的事,要不斷跟同事討論可行性。通常會在  Wireframe 前期做設計發想的規劃,拋出想法與他人進行腦力激盪。並在會議前多找參考資料或案例,幫助彼此討論,最後把發想進行收斂,找出最佳解法
  3. 討論溝通:遠距會議的確會花更多時間溝通,所以耐心要好,且遠距溝通看不到表情,更需要注重語氣,不然容易被誤解

Alice 也分享了設計師如何遠距進行使用者訪談:可以使用 UX 的研究方法「放聲思考法」,透過 Zoom 請使用者分享實際操作畫面,在使用者操作滑鼠時,請他談自己現在的想法。事後也會提供問卷,幫助使用者回想並補充其他意見。

延伸閱讀:擁有程式技能在設計領域有哪些應用

工程師的遠距工作秘訣

DINNGO 工程師 Albert 分享:

  1. 主動發問:遠距工作若遇到不清楚的地方,工程師需要主動去發問、釐清功能細節
  2. 定期紀錄:定期紀錄的好處是,除了讓 PM 理解目前的工作進度,自己也能釐清每天花了多少時間在研究問題、開發功能上面
  3. 進度評估:若是開發較大的功能,可以切成一個個小功能,計算自己完成多少任務;若功能難以細分,則可使用百分比計算。此舉也是在訓練自己對工作的掌握度

遠距工作團隊如何建立文化與氛圍

談到遠端團隊如何建立文化,營運長/PM Blake 認為:招聘人才,其實是建立遠端工作團隊文化最重要的一環!她提到,DINNGO 從來不是緊抓著小事不放的團隊,而是每個成員都擁有自律能力、有共通的目標,能自主規劃時程並達成想要的成就。因此她沒有花很多時間心力去要求細節,反而是大家對自己的要求,很多時候都比公司要求來得高!

建立遠距團隊文化後,如何讓團隊變得更緊密?由於遠距團隊自然溝通的機會變少,Blake 舉了幾個例子說明如何凝聚團隊氛圍,例如:大家一起玩小遊戲,或線上慶生給同事驚喜等,藉由創造彼此的共同回憶,能讓團隊更加緊密。

遠距工作8問,如何找到遠端工作,成為專業的遠距工程師?

建立公司的遠端工作指南

對於公司實施遠距工作,CEO 朱軒廷抱持著樂觀態度。他認為遠距工作只是一種狀態的呈現,讓團隊每個人能夠在最適合的時間、最適合的地點發揮最大的生產力。

朱軒廷建議,若公司希望建議實行遠距工作,可以事先製作一份遠端工作指南,內容包含:視訊會議時要把鏡頭打開、遠端工作要注意的禮節、寫文件時有哪些規則等。將公司營運流程文件化,幫助員工提前建立應對遠端工作模式的心態與準備。

結語

DINNGO 團隊在這次 AMA 的直播活動中詳盡分享了 PM、設計師、工程師,在軟體開發場景中如何有效實行遠距工作。其中最重要的三個重點是「頻繁溝通」、「善用協作工具」,及「自律與建立儀式感」,當團隊的成員們都有高度的自我管理能力,有共同的目標與順暢的溝通機制,遠距工作其實提供了一個更具彈性的工作模式,在對的團隊文化下,仍然能夠打造出色的數位產品!

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