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卓越的 PM 是團隊順利運作的靈魂人物之一。想成為軟體業 PM,最重要的能力是什麼?PM 在專案管理時常會遇到哪些問題?

5 月 Coding+ 職涯探索活動,邀請了現為軟體業 PM,同時為 ALPHA Camp 助教兼教材審閱者的 Rafeni,分享 PM 專案管理的實務經驗。 

Rafeni 在成為軟體業 PM 前,歷經多元的職涯轉換:大學休學投入職場工作、打工度假。她在進修學習的過程中,啟發了對軟體業的興趣,於是從網頁設計師兼行銷開始,最後成為專案管理 PM。

以下為 Rafeni 的分享:

無軟體經驗,如何拿到軟體專案管理 PM 工作

軟體業彈性的工作地點、上班時間讓我很嚮往。但當我在找第一份軟體業工作時,由於我沒有軟體知識,我選擇另一個角度切入,先應徵網頁設計師兼網站行銷的職位,做切版、設計、網站企劃等工作。

我成為專案管理 PM 的契機,是我入職兩個禮拜後,接手了一個規模蠻大的網站移轉案。那個網站需要移轉上萬件拍品,要重新設計資料庫,並考量作業流程的優化等因素。這對當時的我來說,是不小的挑戰。但也因為經營專案的過程,老闆發現我能把事情有條理、按照時程完成,因此開始分派小案子給我,最後我轉而專職做軟體專案管理。

軟體業專案管理 PM 的一天

作為軟體業 PM,我負責專案管理與 UX 設計,一天的工作項目主要為:

1.     早上先跟工程師開會,確認當天進度及工作優先順序

2.     新專案切版、系統功能測試

3.     下午與客戶溝通確認事項、準備會議資料

專案管理 PM 最重要的能力

溝通及管理,是我認為 PM 最重要的能力,而擁有技術能力,更能為 PM 工作帶來優勢。以下分別介紹我在 PM 工作中具體如何應用這些能力:

3 大管理能力

PM 如何證明自己會管理?管理時該注意哪些要點?在此分享 3 個重要的 PM 管理能力:

  1. 辨識力:辨識力就是辨識問題的能力。例如當工程師或客戶跟你描述某個狀況時,你是否能意識到該狀況的發生合不合理。若認為不合理,那背後的原因是什麼?下次可以如何改善,避免未來再次發生?
  2. 應變力與聯想力:當你遇到一件事,能不能聯想到未來如何應用,或過去有哪些經驗,可拿來借鏡幫助現在的自己。我有很多看似不太相關的工作經驗,但我覺得這些經驗都有一定的關聯。例如,我去進修的電商課程,教會我使用 WordPress、Wix,讓我對網頁設計有基本觀念。而在創業班,我學會管理及對市場的觀察力
  3. 調適心情的能力:7、8 年級常被說是草莓族,但工作本來就不是每天都開心順利。我認為最重要的不是當下發生了什麼,而是你如何去面對,因此調適心情的能力很重要。要能坦率面對自己的情緒,讓心情釋放

3 大溝通能力

我認為與人溝通有些前提,可以幫助團隊的溝通、合作進展更順利:

  1. 把人當人:PM 除了向上溝通外,大多時候都是與團隊內部成員溝通。我所在的團隊有很多同仁都是 90 後,他們最在意「被尊重感」。所以雖然我的職稱是「專案經理」,但卸除職稱後,一樣是人。只要是人就會有情緒、也有極限。唯有互相尊重,彼此的溝通才會比較輕鬆
  2. 假設有思考:對方有時候提出的問題,會讓自己質疑,對方真的有思考過嗎?但其實心中有質疑,就會不快樂,所以要假設對方有思考。反過來想,自己如何提出讓別人認為有經過思考的問題呢?我的想法是:不問工程師 Google 搜尋第一頁就找得到答案的問題,並在問問題時,表明自己已事先搜尋過但仍不清楚,顯示自己有付出努力
  3. 假設有善意:當對方提出問題時,不要覺得對方在質疑自己的判斷力或權威性。要假設大家都是抱持善意、想要解決問題,做到平等對人溝通

延伸閱讀:【ALPHA Camp校友聚焦】從人資到 Gogovan 產品經理 PM 的 Alvin

PM 有程式能力具備的 2 大優勢

軟體業 PM 需要會寫程式嗎?我認為,最基本的技術能力是必要的,能夠為 PM 工作帶來 2  大優勢:

  1. 與工程師精準溝通,知道程式的極限在哪
  2. 幫助推理與思考,理解事物背後的本質

PM 有技術能力,才能理解工程師在說什麼,以進一步溝通討論。我在公司待了半年後,我開始思考如何更有效率與工程師溝通,於是我決定學程式。在應徵上 ALPHA Camp 的課程教材審閱者後,我學習到了很多程式思維,我能夠知道程式的極限在哪,進而辨別工程師所說的話是不是真的。

而程式能力,也能幫助我推理及思考。例如程式語言中常見的概念:條件判斷 if-else,其實每天都發生在我們生活中,例如看到今天可能會下雨,就要帶傘,這讓我發現即使在真實世界,判斷也無所不在;或像迴圈 For loop 的概念,告訴我只要掌握一件事情運作的本質,就能用資料表現千變萬化的內涵。模組化設計,則是找出規律、把事情簡化的一種思考思維。

掌握網頁開發能力,成為擁有第二專長的T型人才

網友 Q&A:PM 在專案管理上常遇到的 4 個實務問題

Q:PM 在專案時程規劃上有哪些參考指標?

在討論指標前,我認為要先確認專案管理的目標。PM 的目標是什麼?就是如期、如質的交付客戶規格需求。

確立好目標後,再來訂定相關指標,去控制管理上的變因及風險:

  1. PM 管理風險:常見的管理風險,如溝通偏差、知識缺口,這些是 PM 要去補齊的。想控制管理風險,PM 第一件事就是要跟客戶溝通,了解客戶的需求,並回來跟工程師完整傳達,避免工程師與客戶間出現代溝
  2. 客戶翻盤風險:在與客戶互動的過程,可以觀察到對方一群人中,到底哪些客戶是關鍵人物,是真正可以做決策的人,這時就要去傾聽對方的期待,找到真正的需求
  3. 工程師開發風險:PM 要做好工程師的人力資源分配,由於每個工程師所擅長的項目不同,PM 要根據個人專長善加安排

 Q:對於公司有人提出「希望產品先上線,後續再調整 UX 」的看法?

我會先看這個問題是誰提出的,因為不同角色關心的面向不同:如果是工程師提的,他可能是擔心產品上線後再改,等於全部打掉重練;如果是行銷人員提的,他可能是擔心產品基本的 UX 沒做好,市場不會買單;如果是 PM 提的,他可能在擔心,這樣的安排是沒問題的嗎?

我認為針對這個問題,最重要的是大家要先建立基本的共識:

  1. 因為人力資源有限,有技術債是正常的
  2. 先求有,再求好,是正常的

當團隊有了基本的共識,就能理解為什麼會這樣安排優先順序、此刻該做哪些事。畢竟如果團隊花了 2 年時間開發一個完美產品,競爭對手也許已經推出了更符合市場需求的好產品。

延伸閱讀:【ALPHA Camp校友聚焦】從創業接案到「旋轉拍賣」UI/UX 產品設計師的 Rita

Q:當 PM 的規劃與工程師理念不合,如何尋求共識?

我覺得 PM 重要的職能,就是幫工程師排除困難。因此當遇到自己的規劃與工程師理念不合時,我的原則是:

  1. 對事不對人
  2. 不假設自己是對的
  3. 思考問題背後的問題(QBQ)

例如,當工程師反映 A 技術不行、做不出來時,我不一定會與對方討論 A 技術為什麼不可行,而是退一步重申想達成的目標是什麼,並引導工程師思考:「如果 A 技術不行,那你覺得還沒有其他技術能做到?」、「是否部門有其他人做過類似的專案?」

透過引導的方式,與工程師一起討論、解決困難。

Q:PM 如何在大型專案或團隊中找到自己的價值?

雖然職稱掛著專案經理,但其實 PM 這個職位沒有半點權力。若真的遇到跟工程師、或內部團隊成員僵持不下的狀況,我會去找第三方,比較有生殺大權的人做跨部門協調。

有人可能會擔心,向上求助會被老闆認為沒有能力。但其實老闆最終關注的是結果,為了專案能順利完成,我覺得必要的時候還是要往上去協商,帶著可能的方案去討論,會有更明確的方向。

延伸閱讀:學程式能做什麼? PM 的經驗分享

結語

很多人常會問:非本科系、無設計/管理/程式背景,怎麼成為 PM、專案經理、產品經理?轉職過程會感到徬徨嗎?

我的想法是,會不會徬徨,其實跟個人價值觀有關。每個人生來就是一無所有,就算我學過管理、資工,那也只是人生過程的一部分。但未來想成為什麼樣的人,也只有現在的自己可以定義,進而去整合專業。

過去我的多元背景、看似不相關的經歷,其實都在不同層面上給了自己很好的訓練,如溝通表達,或是積極自學的態度。因此,要相信自己不同階段累積的能力,最終都能開花結果。

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