卓越的 PM 是團隊順利運作的靈魂人物之一。想成為軟體業 PM，最重要的能力是什麼？PM 在專案管理時常會遇到哪些問題？
5 月 Coding+ 職涯探索活動，邀請了現為軟體業 PM，同時為 ALPHA Camp 助教兼教材審閱者的 Rafeni，分享 PM 專案管理的實務經驗。
Rafeni 在成為軟體業 PM 前，歷經多元的職涯轉換：大學休學投入職場工作、打工度假。她在進修學習的過程中，啟發了對軟體業的興趣，於是從網頁設計師兼行銷開始，最後成為專案管理 PM。
以下為 Rafeni 的分享：
無軟體經驗，如何拿到軟體專案管理 PM 工作
軟體業彈性的工作地點、上班時間讓我很嚮往。但當我在找第一份軟體業工作時，由於我沒有軟體知識，我選擇另一個角度切入，先應徵網頁設計師兼網站行銷的職位，做切版、設計、網站企劃等工作。
我成為專案管理 PM 的契機，是我入職兩個禮拜後，接手了一個規模蠻大的網站移轉案。那個網站需要移轉上萬件拍品，要重新設計資料庫，並考量作業流程的優化等因素。這對當時的我來說，是不小的挑戰。但也因為經營專案的過程，老闆發現我能把事情有條理、按照時程完成，因此開始分派小案子給我，最後我轉而專職做軟體專案管理。
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軟體業專案管理 PM 的一天
作為軟體業 PM，我負責專案管理與 UX 設計，一天的工作項目主要為：
1. 早上先跟工程師開會，確認當天進度及工作優先順序
2. 新專案切版、系統功能測試
3. 下午與客戶溝通確認事項、準備會議資料
專案管理 PM 最重要的能力
溝通及管理，是我認為 PM 最重要的能力，而擁有技術能力，更能為 PM 工作帶來優勢。以下分別介紹我在 PM 工作中具體如何應用這些能力：
3 大管理能力
PM 如何證明自己會管理？管理時該注意哪些要點？在此分享 3 個重要的 PM 管理能力：
- 辨識力：辨識力就是辨識問題的能力。例如當工程師或客戶跟你描述某個狀況時，你是否能意識到該狀況的發生合不合理。若認為不合理，那背後的原因是什麼？下次可以如何改善，避免未來再次發生？
- 應變力與聯想力：當你遇到一件事，能不能聯想到未來如何應用，或過去有哪些經驗，可拿來借鏡幫助現在的自己。我有很多看似不太相關的工作經驗，但我覺得這些經驗都有一定的關聯。例如，我去進修的電商課程，教會我使用 WordPress、Wix，讓我對網頁設計有基本觀念。而在創業班，我學會管理及對市場的觀察力
- 調適心情的能力：7、8 年級常被說是草莓族，但工作本來就不是每天都開心順利。我認為最重要的不是當下發生了什麼，而是你如何去面對，因此調適心情的能力很重要。要能坦率面對自己的情緒，讓心情釋放
3 大溝通能力
我認為與人溝通有些前提，可以幫助團隊的溝通、合作進展更順利：
- 把人當人：PM 除了向上溝通外，大多時候都是與團隊內部成員溝通。我所在的團隊有很多同仁都是 90 後，他們最在意「被尊重感」。所以雖然我的職稱是「專案經理」，但卸除職稱後，一樣是人。只要是人就會有情緒、也有極限。唯有互相尊重，彼此的溝通才會比較輕鬆
- 假設有思考：對方有時候提出的問題，會讓自己質疑，對方真的有思考過嗎？但其實心中有質疑，就會不快樂，所以要假設對方有思考。反過來想，自己如何提出讓別人認為有經過思考的問題呢？我的想法是：不問工程師 Google 搜尋第一頁就找得到答案的問題，並在問問題時，表明自己已事先搜尋過但仍不清楚，顯示自己有付出努力
- 假設有善意：當對方提出問題時，不要覺得對方在質疑自己的判斷力或權威性。要假設大家都是抱持善意、想要解決問題，做到平等對人溝通
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PM 有程式能力具備的 2 大優勢
軟體業 PM 需要會寫程式嗎？我認為，最基本的技術能力是必要的，能夠為 PM 工作帶來 2 大優勢：
- 與工程師精準溝通，知道程式的極限在哪
- 幫助推理與思考，理解事物背後的本質
PM 有技術能力，才能理解工程師在說什麼，以進一步溝通討論。我在公司待了半年後，我開始思考如何更有效率與工程師溝通，於是我決定學程式。在應徵上 ALPHA Camp 的課程教材審閱者後，我學習到了很多程式思維，我能夠知道程式的極限在哪，進而辨別工程師所說的話是不是真的。
而程式能力，也能幫助我推理及思考。例如程式語言中常見的概念：條件判斷 if-else，其實每天都發生在我們生活中，例如看到今天可能會下雨，就要帶傘，這讓我發現即使在真實世界，判斷也無所不在；或像迴圈 For loop 的概念，告訴我只要掌握一件事情運作的本質，就能用資料表現千變萬化的內涵。模組化設計，則是找出規律、把事情簡化的一種思考思維。
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Q：PM 在專案時程規劃上有哪些參考指標？
在討論指標前，我認為要先確認專案管理的目標。PM 的目標是什麼？就是如期、如質的交付客戶規格需求。
確立好目標後，再來訂定相關指標，去控制管理上的變因及風險：
- PM 管理風險：常見的管理風險，如溝通偏差、知識缺口，這些是 PM 要去補齊的。想控制管理風險，PM 第一件事就是要跟客戶溝通，了解客戶的需求，並回來跟工程師完整傳達，避免工程師與客戶間出現代溝
- 客戶翻盤風險：在與客戶互動的過程，可以觀察到對方一群人中，到底哪些客戶是關鍵人物，是真正可以做決策的人，這時就要去傾聽對方的期待，找到真正的需求
- 工程師開發風險：PM 要做好工程師的人力資源分配，由於每個工程師所擅長的項目不同，PM 要根據個人專長善加安排
Q：對於公司有人提出「希望產品先上線，後續再調整 UX 」的看法？
我會先看這個問題是誰提出的，因為不同角色關心的面向不同：如果是工程師提的，他可能是擔心產品上線後再改，等於全部打掉重練；如果是行銷人員提的，他可能是擔心產品基本的 UX 沒做好，市場不會買單；如果是 PM 提的，他可能在擔心，這樣的安排是沒問題的嗎？
我認為針對這個問題，最重要的是大家要先建立基本的共識：
- 因為人力資源有限，有技術債是正常的
- 先求有，再求好，是正常的
當團隊有了基本的共識，就能理解為什麼會這樣安排優先順序、此刻該做哪些事。畢竟如果團隊花了 2 年時間開發一個完美產品，競爭對手也許已經推出了更符合市場需求的好產品。
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Q：當 PM 的規劃與工程師理念不合，如何尋求共識？
我覺得 PM 重要的職能，就是幫工程師排除困難。因此當遇到自己的規劃與工程師理念不合時，我的原則是：
- 對事不對人
- 不假設自己是對的
- 思考問題背後的問題（QBQ）
例如，當工程師反映 A 技術不行、做不出來時，我不一定會與對方討論 A 技術為什麼不可行，而是退一步重申想達成的目標是什麼，並引導工程師思考：「如果 A 技術不行，那你覺得還沒有其他技術能做到？」、「是否部門有其他人做過類似的專案？」
透過引導的方式，與工程師一起討論、解決困難。
Q：PM 如何在大型專案或團隊中找到自己的價值？
雖然職稱掛著專案經理，但其實 PM 這個職位沒有半點權力。若真的遇到跟工程師、或內部團隊成員僵持不下的狀況，我會去找第三方，比較有生殺大權的人做跨部門協調。
有人可能會擔心，向上求助會被老闆認為沒有能力。但其實老闆最終關注的是結果，為了專案能順利完成，我覺得必要的時候還是要往上去協商，帶著可能的方案去討論，會有更明確的方向。
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結語
很多人常會問：非本科系、無設計/管理/程式背景，怎麼成為 PM、專案經理、產品經理？轉職過程會感到徬徨嗎？
我的想法是，會不會徬徨，其實跟個人價值觀有關。每個人生來就是一無所有，就算我學過管理、室內設計，那也只是人生過程的一部分。但未來想成為什麼樣的人，也只有現在的自己可以定義，進而去整合專業。
過去我的多元背景、看似不相關的經歷，其實都在不同層面上給了自己很好的訓練，如溝通表達，或是積極自學的態度。因此，要相信自己不同階段累積的能力，最終都能開花結果。
